Must have-tools voor het automatiseren en organiseren van je werkdag

Geplaatst op 26 februari 2018

In dit overzicht vind je alles wat je nodig hebt om nog slimmer te werken en een volgende stap te zetten in het gebruik van handige apps.

Ga tovertypen

Als je nog niets doet met tovertypen dan is dit de eerste stap die je moet zetten. Kijk maar eens naar de video waarin ik uitleg hoe ik met Keyboard Maestro tovertyp.

Andere programma’s waar je mee kunt tovertypen zijn TextExpander (ook voor Windows) en Alfred.

Bewaar je wachtwoorden

Wachtwoorden moet je niet in je hoofd stoppen en al helemaal niet in een spreadsheet of – nog erger – in een boekje. Zelf maak ik al jaren met veel genoegen gebruik van 1Password. Een goedkoper alternatief is Lastpass.

Automatiseer het internet

Ken je IFTTT (If This Then That) al? Kinderspeelgoed! Zapier staat voor je klaar voor het echte werk. Als je veel met verschillende onlinetools werkt, dan herken je misschien de wens dat het geweldig zou zijn als alles met elkaar samenwerkt. Zapier brengt deze wens in vervulling. Ik gebruik Zapier o.a. voor de volgende workflows.

  • Facturen die ik per e-mail ontvang in Google Drive zetten.
  • Facturen die niet als pdf gemaild worden maar als tekst zet ik met Zapier om naar pdf die daarna wordt opgeslagen in Google Drive.
  • Als ik via WooCommerce nieuwe sessies verkoop, worden deze door Zapier doorgegeven aan Podio. GlobiFlow maakt de sessies vervolgens aan in het overzicht waarin ik alle sessies bijhoud.
  • Als een klant een nieuwe sessie reserveert met Youcanbook.me dan wordt dit direct bijgewerkt in de administratie die ik bijhoud in Podio.
  • Als een klant een sessie verplaatst met Youcanbook.me dan wordt dit direct bijgewerkt in mijn administratie die ik bijhoud in Podio.
  • Als ik een mail in Gmail met een ster markeer, wordt er in Trello een nieuwe kaart aangemaakt op mijn takenlijst met een link naar de mail.
  • Bij een de klanten voor wie ik veel projecten doe, heb ik een eigen mailbox. Als ik daarin een mail ontvang, stuurt Zapier een mail naar mijn SLMMR-inbox met de inhoud van de mail en een link zodat ik de mail gelijk kan openen.
  • Als ik een onlinetraining verkoop met WooCommerce, ontvang ik een notificatie in Slack.
  • Sinds vandaag doe ik ook een experiment waar mee ik automatisch mensen kan uitnodigen voor een Slack-omgeving na dat ze zich hebben aangemeld via een Podio-formulier.

Zapier automatiseert niet alles

Ja, ik ben een Zapier-fanboy maar ook Zapier houdt ergens op. Voor zowel Trello als Podio, applicaties die ik veel gebruik, zijn er speciale ondersteunende tools gemaakt. Deze tools zijn speciaal gemaakt voor het automatiseren van processen in Trello en Podio.

Tools voor je Mac

  1. Keyboard Maestro
  2. Alfred (knip-en-plak-historie – dit wil je!!!)
  3. Hazel

Tools voor als je geen Mac hebt

Contacten bijhouden tussen verschillende systemen

Wat Zapier niet oplost, is het synchroniseren van contactgegevens tussen onlinetools. Daar heb ik een andere tool voor. In mijn geval wil ik contacten tussen Google Contacts, Podio en ActiveCampaign synchroniseren. Hiervoor gebruik ik Piesync. Piesync is in staat om contactgegevens die zijn opgeslagen bij de ene tool te synchroniseren met een andere tool. Hierdoor houd je alles up-to-date.

Automatisch mail versturen

  • ActiveCampaign –  Verstuurt automatisch e-mail naar je e-mailabonnees op basis van de regels die jij instelt.
  • Boomerang voor Gmail – Verstuurt één enkele mail op het door jou ingestelde moment.

Afspraken plannen

Handige tools voor het organiseren van je werk

Chatten met de mensen met wie je samenwerkt

Methodieken waar je echt iets aan hebt

Boeken

Meer tips?

Meld je dan via de homepage aan voor het ontvangen van Elke week SLMMR.

Er zijn geen reacties op "Must have-tools voor het automatiseren en organiseren van je werkdag"